Running a trades businessManejar tu negocio

Straight answers to what contractors actually ask. Written for people doing the work, not for a search engine.Respuestas directas a lo que de verdad preguntan los contratistas. Escritas para quien hace el trabajo, no para un buscador.

How do I figure out what to charge per hour so I'm actually making money?

Add up everything you pay in a year that isn't job material — truck, gas, insurance, phone, tools, your own pay — divide it by the hours you actually bill, then add profit on top.

Most guys price off what the other guy down the street charges. That's how you end up busy and broke. Do it this way instead. 1. Write down every cost for a year that isn't material for a specific job: truck payment, gas, insurance, phone, tools, license fees, the accountant, and what you need to pay yourself to live. 2. Count the hours you actually bill. Not 2,080. If you work 50 hours a week and bill 30, use 30. Driving, quoting, and chasing checks are not billable. 3. Divide the costs by the billable hours. That is your break-even rate — the number where you make nothing. 4. Add profit on top. That is your price. Do the same math on the crew. A man at $25 an hour costs you more than $25 once you count payroll taxes, insurance, and windshield time. Then redo it every year. Material and insurance move. Charging the same rate three years running is a quiet pay cut. Keep a written price book of your common jobs so you're quoting today's cost, not last year's.

¿Cómo saco cuánto cobrar por hora para de verdad ganar dinero?

Suma todo lo que pagas al año que no es material de un trabajo — troca, gasolina, seguro, teléfono, herramienta, tu propio sueldo — divídelo entre las horas que de verdad cobras, y encima ponle tu ganancia.

Casi todos ponen el precio viendo lo que cobra el de enfrente. Así terminas con mucha chamba y sin dinero. Hazlo así: 1. Apunta todo lo que gastas en un año que no sea material de un trabajo específico: pago de la troca, gasolina, seguro, teléfono, herramienta, licencias, el contador, y lo que necesitas pagarte a ti para vivir. 2. Cuenta las horas que de verdad le cobras al cliente. No 2,080. Si trabajas 50 horas y cobras 30, usa 30. Manejar, dar presupuestos y andar cobrando no se pagan. 3. Divide los gastos entre esas horas. Ese es tu punto de equilibrio: donde no ganas nada. 4. Encima ponle tu ganancia. Ese es tu precio. Haz la misma cuenta con la cuadrilla. Un muchacho de $25 la hora te cuesta más de $25 cuando cuentas impuestos de nómina, seguro y el tiempo en el camino. Y vuelve a sacar la cuenta cada año. El material y el seguro suben. Cobrar lo mismo tres años seguidos es bajarte el sueldo tú solo. Ten tus precios anotados para que cotices con el costo de hoy, no con el del año pasado.

How fast do I need to send an estimate to actually win the job?

Same day if you can, and better yet before you leave the driveway. Most customers are collecting numbers from more than one contractor, and the wait is often what costs you the job, not the price.

People don't wait. By the time you get home, eat, and sit down to type up a quote at nine at night, somebody else may have already handed them a number. What loses jobs often isn't the price, it's the delay. A fair quote in their hand today is worth a lot to somebody who wants the work started. Things that make quoting fast: - A price book. Stop rebuilding the same numbers. If you've swapped a lot of water heaters, you already know what it costs. Write it down once and pull it every time. - Standard line items with your own labor rate baked in, so you're picking items instead of doing math on a tailgate. - Photos and measurements taken while you're standing there, not from memory later. - Send it before you drive off. Even a clean number by text beats a pretty PDF two days later. BuildPilot does this part — walk the job, tap line items from your own price book, and hand over a priced estimate before you leave. One more thing: if you're always the cheapest and still losing work, look at how long you take to get the number out.

¿Qué tan rápido tengo que mandar el presupuesto para ganar el trabajo?

El mismo día si se puede, y mejor todavía antes de salir de la entrada. Casi siempre el cliente está juntando números de varios, y la tardanza te tumba el trabajo más que el precio.

La gente no espera. Para cuando llegas a la casa, cenas y te sientas a las nueve de la noche a hacer el estimado, a lo mejor ya alguien más le dio un número. Lo que tumba el trabajo muchas veces no es el precio, es la tardanza. Un presupuesto justo hoy, en la mano, vale mucho para quien quiere empezar ya. Lo que te hace cotizar rápido: - Tus precios anotados. Deja de sacar las mismas cuentas otra vez. Si ya cambiaste muchos bóilers, ya sabes lo que cuesta. Anótalo una vez y úsalo siempre. - Partidas ya armadas con tu mano de obra adentro, para que sea escoger y no hacer cuentas en la caja de la troca. - Fotos y medidas tomadas ahí mismo, no de memoria. - Mándalo antes de arrancar la troca. Hasta un número limpio por mensaje le gana a un PDF bonito dos días después. BuildPilot hace justo eso: caminas el trabajo, picas las partidas de tu propia lista de precios y entregas el estimado con precio antes de irte. Y si siempre eres el más barato y aun así pierdes, fíjate cuánto tardas en dar el número.

What do I do when a customer won't pay my invoice?

Call first — a lot of late invoices are just forgotten, not refused. Then resend it in writing with the date and the work. If it stays unpaid, small claims court and a lien are next; the rules and deadlines vary by state.

Work it in order. Don't jump to threats and don't let it sit for six months either. 1. Call. A real call, not a text. A lot of late invoices are a person who lost the paper, not a person refusing to pay. 2. Resend it in writing with the date of the work, what you did, and the amount. Photos of the finished work attached shut down a lot of "it wasn't done right" excuses. 3. Set a date. "I need this by Friday" gets paid more often than "whenever you can." 4. Stop working. Don't start the next phase on an unpaid invoice. That's how a small problem turns into a big one. 5. Small claims court is real and cheap for a one-man shop. The dollar limits and the filing steps are different in every state, so check your county's court website. 6. A mechanic's lien is the strongest tool most contractors have, but the notices and deadlines are strict and not the same anywhere. Check your state's requirements or talk to an attorney before you rely on it. Prevent it next time: deposit up front, progress payments, and an invoice that plainly tells the customer how to pay you.

¿Qué hago cuando un cliente no me quiere pagar la factura?

Primero háblale — muchas facturas atrasadas nada más se les olvidaron, no es que no quieran pagar. Luego mándala otra vez por escrito con la fecha y el trabajo. Si sigue sin pagar, sigue small claims y el lien; las reglas y los plazos cambian en cada estado.

Hazlo en orden. Ni brincar a las amenazas ni dejarlo seis meses parado. 1. Háblale. Llamada de verdad, no mensaje. Mucha factura atrasada es gente que perdió el papel, no gente que se niega a pagar. 2. Mándala otra vez por escrito con la fecha del trabajo, qué hiciste y cuánto es. Ponle fotos del trabajo terminado; eso acaba con muchos "es que quedó mal". 3. Pon fecha. "Lo necesito el viernes" se paga más que "cuando puedas". 4. Párale al trabajo. No empieces la siguiente etapa con una factura sin pagar. Así un problema chico se te hace grande. 5. La corte de reclamos menores (small claims) existe y es barata para un contratista chico. El límite de dinero y los pasos cambian en cada estado; revisa la página de la corte de tu condado. 6. El lien es la herramienta más fuerte que tienes, pero los avisos y los plazos son estrictos y distintos en cada estado. Revisa lo que pide tu estado o consulta a un abogado antes de confiarte. Para que no vuelva a pasar: anticipo, pagos por avance, y una factura que le diga claro al cliente cómo pagarte.

Should I take a deposit before starting a job, and how much?

Yes on anything where you buy material up front. A common setup is money at signing, a payment at a milestone, and the rest at completion. Some states cap what a contractor can collect up front, so check yours.

Never finance a customer's job out of your own pocket. If you're floating thousands of dollars of material on your card and hoping to get paid in three weeks, you're the bank — and banks charge for that. A structure that works for a lot of small shops: - Money at signing, sized to cover material and mobilization. - A progress payment when you hit a real milestone the customer can see — rough-in done, drywall up, half the roof stripped. - The balance at completion, after the walkthrough. Rules that keep you out of trouble: - Put the schedule in the written agreement before anybody swings a hammer. Verbal deposit terms turn into arguments. - Tie payments to visible milestones, not calendar dates. Nobody argues with a thing they can see. - Never collect the final payment before the punch list is done. That's how disputes start. - Some states limit how much a contractor can take up front or require certain contract language, and it isn't the same everywhere. Check with your state licensing board or your accountant before you set your standard terms. And get it in writing. A deposit with no signed scope is a fight waiting to happen.

¿Debo pedir anticipo antes de empezar un trabajo, y de cuánto?

Sí, en cualquier trabajo donde tú compras el material por adelantado. Lo común es algo al firmar, un pago a la mitad y el resto al terminar. Algunos estados limitan cuánto puede cobrar por adelantado un contratista, así que revisa el tuyo.

Nunca le financies el trabajo al cliente con tu dinero. Si estás poniendo miles de dólares de material con tu tarjeta esperando cobrar en tres semanas, tú eres el banco — y los bancos cobran por eso. Lo que le funciona a muchos talleres chicos: - Un pago al firmar, que cubra material y arranque. - Un pago cuando llegas a una etapa que el cliente puede ver: rough-in terminado, tablarroca puesta, medio techo levantado. - El resto al terminar, después del recorrido final. Reglas que te evitan pleitos: - Pon el calendario de pagos por escrito antes de que nadie agarre un martillo. Lo hablado se olvida. - Amarra los pagos a etapas que se vean, no a fechas del calendario. Nadie discute con lo que puede ver. - Nunca cobres el pago final antes de terminar los detalles. Así empiezan los pleitos y las malas reseñas. - Hay estados que limitan cuánto puedes pedir por adelantado o exigen cierto texto en el contrato, y no es igual en todos. Pregunta en el board de licencias de tu estado o con tu contador antes de fijar tus términos. Y todo firmado. Un anticipo sin alcance por escrito es un pleito esperando.

How do I keep track of a job when there's no cell service on the site?

Use a phone app that works offline — one that saves your photos and notes to the phone first and uploads when you get bars again. If it needs signal to even open, it'll lose you work in a basement or a new build.

Plenty of jobsites have no bars. Basements, metal buildings, new construction with no service yet, rural additions. Anything that needs a connection to work is useless right where you need it. What to look for: - Photos save to the phone first, then upload. Not "upload or lose it." - You can open the app, look up a customer, and write a note with airplane mode on. - Nothing you typed disappears when the app reconnects. What to do in the meantime: - Take the photos anyway. The camera roll works with no signal. - Write measurements in a note app, not on a scrap of 2x4. - Send everything the second you hit the road and get a bar. BuildPilot saves photos to the phone first and sends them when you get signal, and your saved jobs open with no signal. Notes and estimates still need a signal to save. The worst version of this is losing a customer's photos. That is the one thing they will never forgive, because to them it looks like you didn't do the work.

¿Cómo llevo el control de un trabajo cuando no hay señal en la obra?

Usa una app que funcione sin señal — una que guarde las fotos y las notas en el teléfono primero y las suba cuando vuelvas a agarrar señal. Si necesita internet hasta para abrir, te va a fallar en un sótano o en obra nueva.

Un montón de obras no tienen señal. Sótanos, naves de metal, construcción nueva sin servicio todavía, casas en el rancho. Cualquier cosa que necesite internet no sirve justo donde la ocupas. Qué debe hacer la app: - Guardar las fotos primero en el teléfono y subirlas después. No "súbelas o las pierdes". - Que puedas abrirla, buscar al cliente y escribir una nota en modo avión. - Que nada de lo que escribiste se borre cuando vuelve a conectarse. Mientras tanto: - Toma las fotos de todos modos. La cámara jala sin señal. - Anota las medidas en el teléfono, no en un pedazo de 2x4. - Manda todo apenas agarres una rayita en el camino. BuildPilot guarda las fotos primero en el teléfono y las manda cuando hay señal, y tus trabajos guardados abren sin señal. Las notas y los estimados sí necesitan señal para guardarse. Lo peor que te puede pasar es perder las fotos del cliente. Eso no te lo perdona, porque para él parece que no hiciste el trabajo.

Do I have to put my guys on payroll or can I just pay them 1099?

It depends on how you work with them, not what you agree to call it. If you set their hours, supply the tools, and direct the work, they usually count as employees. Ask your accountant — the test and the penalties vary by state.

This is not legal or tax advice, and the answer depends on your state. But here's the plain version so you know what you're dealing with. The question isn't what you both agreed to. It's how the work actually happens. Generally, the more control you have, the more it looks like employment: - You tell him what time to show up and when to leave. - You supply the truck, the tools, and the material. - He works only for you. - You direct how the job gets done, not just what the result should be. A real subcontractor usually has his own license and insurance, his own tools, his own other customers, and bids a job instead of clocking hours. Why it matters: getting this wrong can be expensive — back taxes, penalties, and a workers' comp problem if somebody gets hurt. And the rules aren't the same in every state; some are stricter than the federal test. What to do: sit down with an accountant who does construction, once, and get your setup straight, and check your state's labor department. Whatever you decide, keep clean records of hours, pay, and any subcontractor's insurance certificate.

¿Tengo que meter a mis muchachos a nómina o los puedo pagar por 1099?

Depende de cómo trabajas con ellos, no de cómo le llamen ustedes. Si tú pones el horario, la herramienta y les diriges el trabajo, normalmente cuentan como empleados. Pregúntale a tu contador — la regla y las multas cambian por estado.

Esto no es consejo legal ni fiscal, y la respuesta depende de tu estado. Pero aquí está en cristiano para que sepas de qué se trata. No importa en qué quedaron ustedes. Importa cómo se hace el trabajo. Entre más control tengas tú, más parece empleado: - Tú dices a qué hora llega y a qué hora se va. - Tú pones la troca, la herramienta y el material. - Solo trabaja contigo. - Tú diriges cómo se hace, no nada más qué quieres al final. Un subcontratista de verdad trae su propia licencia y seguro, sus herramientas, sus otros clientes, y cotiza un trabajo en vez de checar horas. Por qué importa: equivocarte aquí te puede salir caro — impuestos atrasados, multas, y un problema serio de workers' comp si alguien se lastima. Y las reglas no son iguales en todos los estados; algunos son más duros que la regla federal. Qué hacer: siéntate una vez con un contador que sepa de construcción, deja tu situación en orden y revisa lo que pide el departamento de trabajo de tu estado. Y de cualquier forma, guarda bien las horas, los pagos y el certificado de seguro de cada subcontratista.

How do I handle a job when the customer speaks English and my crew only speaks Spanish?

Put the important things in writing in both languages: the scope, the price, and any change orders. Spoken instructions get forgotten and remembered wrong. A written estimate in English and a work order in Spanish kills most jobsite arguments.

Running bilingual isn't a problem, it's an advantage — until something goes sideways and two people remember the same conversation differently. What actually prevents that: - Written scope in the language the customer reads. If they can't read it, they didn't agree to it. - Written work order in the language the crew reads. "I told him" is not a plan. - Change orders in writing, every time, both sides. The extra outlet the homeowner asked the framer for at 7am is the invoice line they'll fight in three weeks. - One person who talks to the customer. Not four guys giving four answers. - Photos. A photo needs no translation at all. BuildPilot runs in English and Spanish across the whole product, office included, so the customer can read their estimate in English while your foreman reads the same job in Spanish. Also: don't hand the customer over to whichever guy speaks the most English. That's not fair to him and it's how promises get made that you never agreed to. Keep customer communication with the person who owns the price.

¿Cómo le hago cuando el cliente habla inglés y mi cuadrilla solo español?

Pon lo importante por escrito en los dos idiomas: el alcance, el precio y cualquier cambio. Lo hablado se olvida o se acuerda mal. Un estimado escrito en inglés y una orden de trabajo en español te evita casi todos los pleitos en la obra.

Trabajar en dos idiomas no es problema, es ventaja — hasta que algo sale mal y cada quien se acuerda distinto de la misma plática. Lo que sí lo evita: - El alcance por escrito en el idioma que lee el cliente. Si no lo puede leer, no lo aceptó. - La orden de trabajo por escrito en el idioma que lee la cuadrilla. "Ya le dije" no es un plan. - Los cambios por escrito, siempre, de los dos lados. El contacto extra que el dueño le pidió al carpintero a las 7 de la mañana es la línea de la factura que te van a pelear en tres semanas. - Una sola persona habla con el cliente. No cuatro dando cuatro respuestas. - Fotos. Una foto no necesita traducción. BuildPilot trabaja en inglés y español en todo el producto, hasta en la oficina: el cliente lee su estimado en inglés y tu mayordomo ve el mismo trabajo en español. Y otra cosa: no le avientes al cliente al muchacho que más inglés habla. No es justo para él y así se hacen promesas que tú nunca autorizaste. Que hable con el cliente el que pone el precio.

Why should I take pictures of every job I do?

Photos are your proof. Before, during, and after. When a customer says the crack was your fault or the work was never done, a dated photo ends the argument. They also sell the next job better than words do.

Three reasons, and the first one is money. 1. Protection. Take before photos of everything you didn't do: the stained ceiling, the cracked driveway, the dent in the garage door. Two weeks later when it becomes your fault, you have a picture with a date on it. Photograph what gets buried too — pipe, wire, blocking, waterproofing. Once drywall goes up, that photo is the only proof it was done right. 2. Getting paid. Photos attached to an invoice help settle the "I'm not sure that was finished" stall, especially with property managers and landlords who never saw the site. 3. Selling. Your finished work is your whole portfolio. A homeowner deciding between you and another guy is deciding on what they can see. How to make it a habit: - Shoot before you touch anything. Every job. Even the ten-minute ones. - Get a wide shot for context and a close shot for detail. A close-up of a pipe with no context proves nothing. - Photograph everything before it gets covered. - Get the after shots before you load the tools, not after the truck is packed. And keep them tied to the job, not scattered in a camera roll with your kid's birthday. A photo you can't find isn't proof.

¿Para qué tomarle fotos a cada trabajo?

Las fotos son tu prueba. Antes, durante y después. Cuando el cliente diga que tú rompiste eso o que el trabajo nunca se hizo, una foto con fecha acaba la discusión. Y venden el siguiente trabajo mejor que cualquier palabra.

Tres razones, y la primera es dinero. 1. Protección. Tómale foto a todo lo que TÚ no hiciste: la mancha en el techo, la entrada cuarteada, el golpe en la puerta del garaje. Dos semanas después, cuando resulta que fue tu culpa, tienes la foto con fecha. Y fotografía lo que se va a tapar: tubería, cable, bloqueo, impermeabilizante. Una vez puesta la tablarroca, esa foto es la única prueba de que quedó bien. 2. Para cobrar. Las fotos pegadas a la factura ayudan a acabar con el "no estoy seguro si eso quedó terminado", sobre todo con administradores y dueños que nunca pisaron la obra. 3. Para vender. Tu trabajo terminado es todo tu portafolio. El cliente que está entre tú y otro decide con lo que puede ver. Cómo hacerlo costumbre: - Foto antes de tocar nada. Todos los trabajos. Hasta los de diez minutos. - Una foto abierta para que se vea dónde y una de cerca para el detalle. Un acercamiento de un tubo sin contexto no prueba nada. - Fotografía todo antes de que se tape. - Las fotos del final, antes de subir la herramienta a la troca, no después. Y guárdalas pegadas al trabajo, no revueltas en el rollo con el cumpleaños de tu hijo. Una foto que no encuentras no es prueba.

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BuildPilot AI is a CRM built for the trades: walk the job and get a priced estimate before you leave, your own prices, and English and Spanish throughout. Photos save to the phone first when there is no signal. One flat price, unlimited crew.BuildPilot AI es un CRM hecho para los oficios: recorre el trabajo y sal con el estimado ya con precio, con tus propios precios, y todo en inglés y español. Las fotos se guardan primero en el teléfono cuando no hay señal. Un solo precio fijo, cuadrilla ilimitada.

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